Accueillir et diriger les visiteurs, les fournisseurs et les prestataires externes selon les procédures de sécurité en vigueur (ex : faire remplir le registre d’entrée et de sortie ; remettre les documents nécessaires tels que les cartes de visiteur ou permis de parking ; etc.) ;
Accomplir les fonctions de réceptionniste, répondre et/ou transférer les appels téléphoniques via la messagerie vocale, répondre et/ou transférer les courriels et/ou les demandes internes et externes d’ordre général aux personnes responsables, selon les instructions et procédures en vigueur ;
Communiquer et assurer les suivis auprès de divers organismes externes et fournisseurs pour toute question reliée à ses fonctions ;
Assurer la création, le maintien et le classement des dossiers et documents du service (ex : suivis de dossiers et/ou projets spécifiques ; etc.) et faire les entrées et les mises à jour dans diverses bases de données (ex : enregistrements des membres du CSF ; etc.) ;
Accomplir des tâches de support administratif auprès des différents services du bureau central selon les besoins ;
Collaborer avec les services du bureau central pour l’organisation logistique des rencontres, formations, sessions d’information etc ; et s’assurer du maintien en ordre des salles de réunion et des espaces de rangement (ex: aide à l’installation et à la préparation des salles et/ou commande des collations pour les pauses etc.) ;
Assurer la veille régulière des équipements bureautiques d’affranchissement et d’impression, ainsi que le rangement du local et accompagner les demandes du personnel sur leur utilisation ;
Collaborer avec le service des Opérations ou les fournisseurs en cas de dysfonctionnement ou de besoin de remplacement, et assurer la planification des maintenances et réparations éventuelles, ainsi que les commandes de matériel nécessaire ;
Recevoir, classer et distribuer ou expédier le courrier, les colis et les télécopies pour les différentes écoles et les services du bureau central ;
Effectuer les achats et l’approvisionnement et assurer leur inventaire (ex : consommables des équipements bureautiques, du café, de l’épicerie et de produits de cuisine divers ; etc.) ;
Assurer l’inventaire, la distribution et les retours des clés et fobs du personnel auprès du service des Opérations ;
Assurer la mise au recyclage des batteries et consommables d’équipements bureautiques usagés selon les règles de sécurité en vigueur ;
Note:
Cet emploi requière une présence au bureau central cinq (5) jours par semaine.
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