DESCRIPTION DE POSTE
Sous l’autorité de la Direction générale, le ou la gestionnaire en affaire juridiques et administratives fournit une expertise spécialisée en matière juridique, administrative et de conformité organisationnelle. La personne titulaire du poste appuie la Direction générale et la Direction des ressources humaines dans la gestion de dossiers complexes, notamment les enquêtes administratives, les dossiers à caractère juridique ainsi que les demandes relevant de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.
Elle coordonne les relations avec les conseillers juridiques externes du Conseil scolaire francophone (CSF), participe à la gestion des dossiers juridiques, administratifs et réglementaires et veille au respect des obligations légales applicables à l’organisation. Elle assure également la coordination des demandes provenant d’organismes de réglementation ou de surveillance, incluant la collecte et la préparation de la documentation requise ainsi que le suivi des communications et des réponses du CSF.
Elle contribue à la gestion des risques organisationnels, à la conformité réglementaire, à la prévention des atteintes à la vie privée et à l’amélioration continue des pratiques organisationnelles en matière de confidentialité et de gestion documentaire.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
1. Gestion des enquêtes administratives
· Mener ou coordonner des enquêtes administratives et des enquêtes en ressources humaines conformément aux politiques, procédures et obligations légales du CSF.
· Recueillir, analyser et documenter les faits pertinents dans le cadre des enquêtes.
· Réaliser des entrevues et procéder à l’analyse de la preuve documentaire.
· Préparer des rapports d’enquête complets, objectifs et factuels destinés à la Direction générale et à la Direction des ressources humaines.
· Formuler des constats, conclusions et recommandations découlant des enquêtes réalisées.
· Collaborer avec les ressources humaines, les représentants syndicaux, les conseillers juridiques et les enquêteurs externes lorsque requis;
· Assurer la confidentialité et l’intégrité des renseignements recueillis.
· Produire des rapports et tableaux de bord permettant le suivi des dossiers.
2. Accès à l’information et protection de la vie privée et renseignements personnels
· Assurer le traitement et le suivi des demandes présentées en vertu du Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIPPA) et du Personal Information Protection Act (PIPA).
· Préparer les réponses aux demandes d’accès à l’information et coordonner la collecte des documents requis.
· Collaborer avec les différents services afin d’assurer la conformité aux exigences législatives en matière de protection de la vie privée.
· Répondre aux demandes d’information et de documentation provenant du Office of the Information and Privacy Commissioner (OIPC).
· Préparer des projets de réponse et s’assurer du respect des délais légaux;
· Maintienir les registres et statistiques relatifs aux demandes d’accès à l’information.
3. Soutien juridique et liaison avec les conseillers juridiques externes
· Agir comme personne-ressource entre le CSF et les cabinets d’avocats mandatés.
· Préparer, organiser et coordonner les demandes d’information ainsi que la documentation juridique requise.
· Assurer le suivi des dossiers et des demandes provenant d’organismes de réglementation et de surveillance tel que le Teacher Regulation Branch (TRB), notamment en recueillant, analysant et préparant la documentation requise, ainsi qu’en coordonnant la rédaction, la transmission et le suivi des communications et des réponses du CSF.
· Assurer le suivi des recommandations, décisions, ordonnances et autres obligations découlant des dossiers réglementaires.
· Participer à la préparation des dossiers liés aux litiges, griefs, arbitrages ou autres procédures administratives et judiciaires.
· Participer à la rédaction de contrats, d’ententes de services, de protocoles d’entente et d’autres documents juridiques.
· Assurer le suivi administratif des ententes et des échéances contractuelles.
4. Sensibilisation et soutien organisationnel
· Préparer et animer des formations portant sur la confidentialité, la protection des renseignements personnels et les obligations légales;
· Développer des outils de référence destinés au personnel;
· Favoriser le développement d’une culture organisationnelle axée sur la confidentialité et la gestion responsable de l’information;
· Fournir un accompagnement-conseil aux gestionnaires dans les situations complexes ou sensibles.
5. Autres responsabilités
· Représenter le CSF et/ou le service de la Direction générale sur divers comités de travail;
· Participer à des projets spéciaux liés à la gouvernance, à la conformité ou aux ressources humaines
· Exécuter toute autre tâche connexe compatible avec la nature du poste.
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